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5 Buchhaltungstipps für Gründerinnen & Unternehmerinnen

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Als Unternehmerin hast du viel um die Ohren: Kunden beraten, Angebote schreiben, den eigenen Webshop am Laufen halten und vieles mehr. Und dann ist da noch die Buchhaltung – ein eher unbeliebtes Thema. Denn nach einem langen Arbeitstag hast du vermutlich mehr Lust auf TV & Chips als auf Tankquittungen, oder? Der Haken: Schreibst du keine Rechnungen, wirst du auch nicht bezahlt. Und erfasst du deine Ausgaben nicht, hast du am Ende des Monats keine Ahnung, wie viel Geld dir eigentlich noch zur Verfügung steht. Damit daneben aber auch noch Zeit für TV & Chips bleibt, habe ich, Andrea Lackner von Debitoor, hier 5 einfache und effektive Buchhaltungstipps für Gründerinnen und Unternehmerinnen zusammengestellt.

Meine 5 Buchhaltungstipps für Gründerinnen & Unternehmerinnen

1

Schreibe professionelle Rechnungen!

Der erste Auftrag, die erste Kundenrechnung – für viele Gründerinnen ist dieser Moment etwas ganz Besonderes. Zeit für ein Gläschen Sekt? Definitiv. Wenn da nur nicht der deutsche Fiskus wäre. Der will nämlich keinen Schampus, sondern eine professionelle Rechnung – mit allem drum und dran. Und dazu zählen:

  • Dein Name, Anschrift und Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
  • Name und Anschrift deines Kunden (bei Kunden aus der EU: Umsatzsteuer-ID)
  • ​Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • ​Das Rechnungsdatum
  • ​Das Leistungsdatum / Lieferdatum
  • Art, Menge und Preis des Produktes (aufgeteilt in Netto-Preis, Umsatzsteuer-Betrag und Brutto-Gesamtbetrag)

Diese gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben sollte deine Rechnung also unbedingt enthalten – dann ist nicht nur dein Kunde, sondern auch das Finanzamt glücklich.

Ausnahme: Bist du Kleinunternehmerin, darfst du keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und musst stattdessen den Hinweis „Im Sinne der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer“ anbringen.

Tipp: Mit einer Musterrechnung kannst du auf eine fertige Rechnungsvorlage zurückgreifen - und ersparst dir das manuelle Erstellen deiner Rechnungen.

2

Erfasse deine Einnahmen und Ausgaben!

Als Unternehmerin willst du natürlich wissen, wie viel du am Ende des Monats eingenommen hast. Und wie viel dir unterm Strich nach Abzug der Ausgaben noch „übrig bleibt“. Es lohnt sich also, von Anfang an eine Übersicht deiner Einnahmen und Ausgaben zu führen. Zu deinen Betriebseinnahmen zählen alle betrieblich veranlassten Einnahmen, also:

  • Umsatzerlöse aus dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen 
  • Provisionserlöse
  • Zinserträge aus dem Betriebskonto
  • Eingenommene Umsatzsteuer

Im Umkehrschluss zählen alle betrieblich bedingten Ausgaben zu deinen Betriebsausgaben, beispielsweise

  • Ausgaben für Waren & Rohstoffe
  • Lohn- und Personalkosten
  • Miete für Büroräumlichkeiten
  • Fortbildungskosten
  • Werbekosten
  • Gezahlte Umsatzsteuer
  • Kosten für PKW, Telekommunikation, etc.

Hinweis: Zahlst du beispielsweise privat Geld in dein Unternehmen ein, zählt das nicht als Betriebseinnahme. Warum? Weil diese Einnahme nicht betrieblichen Ursprungs ist – es handelt sich um eine Privateinlage.

3

Sortiere deine Belege!

Kennen wir doch alle: Hier eine Rechnung, dort eine Quittung – und schon kommen sie uns aus allen Taschen und Laden entgegengeflattert. Und am Ende weiß keiner mehr so ganz genau, wo sie alle hin verschwunden sind, deine Belege. Die brauchst du aber unbedingt, um deine Einnahmen und Ausgaben beim Finanzamt auch nachweisen zu können.

Es lohnt sich also, deine Belege systematisch zu ordnen und abzulegen:

  • Besorg dir einen Ordner mit Trennblättern und erstelle die Rubriken „Einnahmen“ und „Ausgaben"
  • Trenne deine Einnahmen und Ausgaben jeweils in die Kategorien „Kasse“ (für Barzahlungen), „Bank“ (für Überweisungen) und „Offene Rechnungen“
  • Sortiere alle deine Belege in chronologisch-aufsteigender Reihenfolge
  • „Offene Rechnungen“: Alle Rechnungen landen erstmal hier – sobald sie beglichen sind, ordnest du sie entsprechend unter „Bank“ oder „Kasse“ ab
  • „Bank“: Hefte deine Belege nach Buchungsdatum ab, immer hinter dem zugehörigen Kontoauszug
  • „Kasse“: Sortiere deine Belege nach Ausstellungsdatum des Belegs
  • Hebe am besten Datum und Gesamtbetrag des Belegs hervor, z.B. mit Textmarker

Mit diesem System weißt du immer genau, welche Einnahmen du getätigt hast, welche Rechnungen bereits beglichen wurden und welche noch offen sind – und kannst rechtzeitig mit einer Mahnung reagieren.

Tipp: Hast du mal eine Quittung verloren oder keine erhalten, kannst du auch einen Eigenbeleg erstellen.

4

Organisiere dich!

Ich gebe es zu: Ich verwalte meine Aufgaben und Termine noch mit dem guten alten Taschenkalender. Aber egal ob Papier oder Digital: Hauptsache, du bist gut organisiert.

Neben deinen Kundenterminen und anderen anfallenden Aufgaben solltest du dir im Kalender auch folgende buchhalterisch relevante Deadlines notieren:

  • Abgabetermine zur Umsatzsteuervoranmeldung
  • Termine zur Einkommensteuervorauszahlung
  • Fälligkeitstermine von Rechnungen
  • Vorbereitungszeitraum zur Steuererklärung

Dass du diese Termine im Auge behältst, ist vor allem in deinem Sinn: Gibst du nämlich beispielsweise deine Umsatzsteuervoranmeldung zu spät ab, können empfindliche Säumniszuschläge anfallen. Damit das nicht passiert, informiere dich frühzeitig darüber, wie du eine Umsatzsteuervoranmeldung durchführst.

Neben einem Kalender sind aber auch andere Tools zur Organisation deiner Buchhaltung sinnvoll. Dazu zählen Mappen und Ordner für deine Dokumente, das richtige Rechnungsprogramm und Büromaterial wie Firmenstempel und Quittungsblock.

5

Such dir einen Steuerberater!

Deine alltägliche Buchhaltung und Rechnungsstellung kannst du sehr gut selbst erledigen. Dazu bieten sich einfache Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme speziell für Gründer/innen an. Deine Angebote, Rechnungen und Ausgaben erstellst und versendest du hier mit wenigen Klicks – das spart Zeit und Nerven.

Aber das deutsche Steuerrecht ist tricky – das wissen wir alle. Wie läuft das mit Abschreibungen auf Anlagevermögen nochmal genau? Und welche Reisekosten kann ich wie absetzen? Für solche Fragen wählst du am besten die Nummer deines Steuerberaters. Spätestens aber wenn es um das große Thema Steuererklärung geht solltest du eine Fachkraft hinzuziehen, die dich kompetent berät. Damit bist du auf der sicheren Seite.

Mit diesen 5 Buchhaltungstipps meisterst auch du deine Rechnungsstellung und Buchhaltung effizient und schnell. Und hast deine Zahlen künftig immer genau im Blick.

Viel Erfolg bei deiner Buchhaltung!

Mehr Tipps für Freiberuflerinnen, wie Bürokratie leichter gemacht wird, findest du hier!


2 Comments

  1. Darf ich fragen, welches Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm ihr empfehlt? Wir spielen seit 7 Jahren alles als csv über ASCII-Import bei Datev ein, aber sicherlich gibt es mittlerweile bessere Methoden.. Ich würde mich über eine Antwort sehr freuen! 🙂

    Liebe Grüße,
    Carmen

    • Hallo Carmen 🙂

      einen Datenexport über .csv kannst du mittlerweile mit vielen Online-Buchhaltungsprogrammen durchführen – wir von Debitoor bieten zusätzlich einen Datenexport im DATEV-Format an, dann muss nichts mehr konvertiert werden.

      Um die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater noch mehr zu erleichtern, kannst du deinem Steuerberater auch ganz einfach direkt Zugriff zu deinem Account gewähren – über den Steuerberater-Zugang: https://debitoor.de/funktionen/steuerberaterzugang-datev

      Dein Steuerberater kann sich dann direkt einloggen und alle relevanten Daten selbst ziehen oder die Daten direkt in Debitoor überprüfen. Das hat den Vorteil, noch zeitsparender und effizienter zu sein.

      Vielleicht ist das ja eine bessere Methode für dich?

      VG Andrea

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