Wann lohnt sich die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware?

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Zu jedem Unternehmen gehört auch die Buchhaltung. Für viele Unternehmerinnen ist diese eine große Mehrbelastung, zusätzlich zum sonstigen Firmenalltag. Denn viele Selbständige sind im Thema Buchhaltung nicht fachlich geschult. Eine Hilfe kann deshalb eine Buchhaltungssoftware sein. Doch lohnt sich diese Anschaffung?

Welche Möglichkeiten gibt es, die Buchhaltung abzuwickeln?

Eine Unternehmerin hat verschiedene Möglichkeiten, wie sie mit ihrer Buchhaltung umgehen kann. Zum einen kann sie sich selbst darum kümmern. Das Problem ist aber, dass viele Selbstständige zwar Meister ihres Faches sind, sich jedoch vor der Unternehmensgründung nie mit den Themen Buchhaltung oder Rechnungswesen beschäftigt haben.

Durch Abendkurse kann man sich zwar weiterbilden und seine Kenntnisse in diesem Bereich verstärken, dies beansprucht jedoch viel Zeit, welche die vor allem in den ersten Jahren der Selbstständigkeit im Regelfall nicht zur Verfügung steht.

Zum anderen besteht die Möglichkeit, zusätzliches Personal einzustellen. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen rentiert sich dies jedoch in der Regel nicht. Denn die anfallenden Aufgaben reichen meistens nicht aus, um eine komplette Stelle zu beschäftigen.

Außerdem möchte man sich üblicherweise die Kosten für zusätzliches Personal sparen. Eine weitere Möglichkeit ist es, die Buchhaltung von einem unabhängigen Buchhalter verwalten zu lassen. Auch dies kostet in der Regel viel Geld, außerdem besteht hier der Nachteil, dass die Unternehmerin wenig Überblick über die Geschäftsvorgänge hat.

Tipp: Seit dem 1.1.2016 gelten die neuen Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Auf folgende Details sollten Unternehmerinnen besonders achten:

Nachvollzierbarkeit, Ordentlichkeit, Unveränderbarkeit und Nachprüfbarkeit der angegebenen Daten

Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten

Zeitnahe Buchung und Aufzeichnung

Vor- und Nachteile einer Unternehmenssoftware

Die Nutzung einer Unternehmenssoftware bietet sowohl Vor-, als auch Nachteile. Zwar kostet auch eine solche Software Geld, die Unternehmerin hat ihre Buchhaltung aber in der eigenen Hand und kann sich durch die Nutzung viel Zeit sparen.

Voraussetzung sind hier aber zumindest Grundkenntnisse in der Buchhaltung, denn die Software kann lediglich unterstützen und Hilfestellung leisten.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt sich die Nutzung einer Unternehmenssoftware in der Regel enorm.

Was kann eine Unternehmenssoftware leisten?

Es gibt viele verschiedene Softwarelösungen. Einige von ihnen werden als Freeware zum Download angeboten. Diese sind für kleine Unternehmen oftmals schon ausreichend. Sie haben jedoch den Nachteil, dass sie üblicherweise nicht regelmäßig aktualisiert werden und oftmals einige kleine Fehler in der Programmierung haben. Für mittelgroße Unternehmen reicht ihr Service oftmals nicht aus. Dafür sind sie kostenlos.

Kostenpflichtige Softwarelösungen, wie sie beispielsweise Lexware anbietet, haben den Vorteil, dass sie regelmäßig aktualisiert werden. So hat man als selbstständige Frau die Gewissheit, die Buchhaltung stets nach den neuesten Gesetzen abzuwickeln. Ob Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder doppelte Buchführung – die Software kann alle problematischen Rechnungen tätigen. Vorgefertigte Kontenvorlagen sorgen dafür, dass die Unternehmerin alle Einnahmen und Ausgaben stets im Blick hat. So kann sie überflüssige Kostenfaktoren erkennen und den Gewinn steigern. Durch ELSTER- und DATEV-Schnittstellen kann sie außerdem direkt über das Programm mit dem Finanzamt in Kontakt treten.

Tipp: Die bereits seit 2011 geltende Pflicht zur elektronischen Abgabe der Steuererklärung wird ab 2016 rigoros durchgesetzt. Eine in Papierform abgegebene Erklärung wird dann als nicht eingereicht bewertet. Da durch die Softwarelösung direkt Kontakt mit dem Finanzamt aufgenommen werden kann, können Probleme vermieden werden.

Fazit

Eine Buchhaltungssoftware lohnt sich für vor allem für klein- und mittelständische Unternehmen. Große Unternehmen werden in der Regel eigene Buchhalter einstellen, die sich mit der Materie gut auskennen.

Die Software hilft Unternehmerinnen dabei ihre Buchhaltung selbst abzuwickeln. So haben sie stets einen Überblick über die Finanzen ihres Unternehmens, müssen dafür aber nicht unnötige Zeit investieren.

Auch Freiberuflerinnen, die ihre Finanzen ordnen möchten, sollten über die Anschaffung einer Softwarelösung für den Bereich Buchhaltung nachdenken.

Tipp: Üblicherweise bieten Softwarehersteller Testversionen ihrer Programme an. Diesen Service sollten Unternehmerinnen nutzen und mehrere Buchhaltungsprogramme testen und vergleichen. So findet jeder die für ihn passende Software.

Artikelfoto: © Rawpixel.com / Shutterstock

2 Comments

  1. Hallo!

    Ein schöner und gelungener Artikel. Leider beschäftigen sich tatsächlich viele Gründerinnen und Gründer kaum mit den Themen Buchhaltung und Rechnungswesen vor der Gründung. Wohl auch weil das Thema recht komplex ist und als langweilig gilt. Einen gewissen Durchblick und ein Grundverständnis sollte man aber haben, selbst wenn man sich dazu entscheidet die Buchhaltung komplett / teilweise an externe Anbieter abzutreten.
    Deshalb haben wir ein kleines ePaper erstellt, das viele Fragen von angehenden Gründerinnen und Gründer beantworten wird. Ihr findet es hier: http://www.billomat.com/epaper-buchhaltung/subscribe

  2. Hallo ihr Lieben,

    ein wirklich toller Artikel. Buchhaltung ist schließlich für alle Selbständigen unter uns ein großes Thema. Meiner Meinung nach bringt eine Buchhaltungssoftware nur Vorteile mit sich, außer vielleicht die Einarbeitungszeit bis man das Programm richtig beherrscht. Aber sobald man das Prinzip verstanden hat kann man schnell und einfach Rechnungen erstellen und Kontakte anlegen. Mögliche Buchhaltungsprogramme sind neben Lexware bspw. sevDesk, Billomat, Easybill oder Debitoor. Ich nutze sevDesk und bin sehr begeistert.

    Sonnige Grüße,
    Miriam

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