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Bürokratie leicht gemacht: 4 Tipps für Freiberuflerinnen – So hast du dein Business im Griff

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Du bist Freiberuflerin oder möchtest eine werden? Wenn du Grafikerin, Journalistin oder Fotografin bist, bietet dir die Freiberuflichkeit viele Vorteile im Vergleich zu einer Festanstellung: Du bist unabhängiger von festen Arbeitszeiten bzw. kannst dir deine Zeit selbst einteilen; Dein Gehalt bestimmst du bei der Angebotsserstellung mit; Du kannst Aufträge annehmen, für die du wirklich brennst.  Viele trauen sich aber lange nicht aus ihrer Festanstellung heraus, denn die Freiberuflichkeit wird immer noch mit Unsicherheit, Auftragsflaute und Geldnot in Verbindung gebracht. Wenn dein Business aber erst einmal läuft und du deine Finanzen im Griff hast, musst du dir über die gängigen Vorurteile in Sachen Freiberuflichkeit aber wenig Sorgen machen.

Bürokratie #1: Kleinunternehmerregelung & Krankenkasse

Bevor oder während du erste Aufträge annimmst oder Aquise betreibst, solltest du das Finanzamt in einem formlosen Schreiben über deine neue Tätigkeit informieren. Dafür reicht ein einfaches Schriftstück mit dem Wortlaut "...hiermit möchte ich Sie darüber in Kenntnis setzen, dass ich ab dem xx.xx.20xx freiberuflich tätig bin". Gib dazu auch deine Steuernummer an.

Wenn du gerade erst mit deinem Business startest, fällst du vermutlich unter die Kleinunternehmerregelung. Diese besagt, dass du im Jahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz generieren wirst. Diese Regelung hat für dich den großen Vorteil, dass du bei der Rechnungsstellung keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen musst und damit auch keine Umsatzsteuererklärung machen oder Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen musst.

Wenn du im vergangen Jahr bereits über 17.500 Euro Umsatz hattest, musst du unter Umständen allerdings Umsatzsteuer abführen. Am besten fragst du dann gleich eine Umsatzsteuernummer beim Finanzamt an. Diese brauchst du für deine Rechnungen und auch deine Steuererklärung.

Als freiberufliche Künstlerin kannst du dich eventuell über die Künstlersozialkasse versichern lassen. Das hat für dich viele Vorteile. So zahlt die KSK jeweils die Hälfte deiner Krankenkassen-, Renten- und Pflegeversicherungsbeiträge. Dein von dir angegebenes Jahreseinkommen bestimmt dabei über die Höhe der Beiträge. Außerdem bekommst du im Fall einer Schwangerschaft Mutterschutzgeld, was Freiberuflerinnen oder Selbstständigen ohne KSK-Versicherung nicht zusteht. Mehr zu den Aufnahmebedingungen kanns du hier nachlesen.

Foto: FirmBee

Bürokratie #2: Buchhaltung

Das A und O eines gut laufenden Business' ist eine saubere Buchhaltung. Dazu gehört, dass du deine Rechnungen (also deine Einnahmen) und Belege (also deine Ausgaben) abheftest, sortierst und am besten auch gleich elektronisch erfasst. Du kannst die Buchhaltung natürlich auch an einen Buchhalter oder einen Steuerberater abgeben. Gerade zu Beginn deiner Freiberuflichkeit würde ich dir aber empfehlen, die Buchhaltung selbst zu machen. So hast du selbst einen Überblick über deinen Gewinn und sparst eine Menge Geld.

Wie ich meine Buchhaltung zu Beginn meiner Freiberuflichkeit organisiert habe und welche Tools ich inzwischen nutze, kannst du hier nachlesen.

Bürokratie #3: Steuern

Niemand zahlt sie gern, aber (fast) alle müssen es: Steuern. Wenn du Kleinunternehmerin bist, zahlst du nur die Einkommenssteuer. Am Anfang deiner Freiberuflichkeit musst du wahrscheinlich erst im Nachhinein Steuern für das vergangene Kalenderjahr zahlen, sobald dein Steuerbescheid eingegangen ist.

Bei mir kam dann im dritten Jahr der Freiberuflichkeit ein Schreiben vom Finanzamt ins Haus geflattert, dass ich ab nun auch Vorsteuer zahlen muss. Vierteljährlich muss ich nun einen Betrag X an das Finanzamt überweisen. Damit du deine Steuern, egal ob im Nachhinein oder als Vorsteuer auch immer zahlen kannst, empfehle ich dir, ein Konto zu eröffnen, auf das du jeweils etwa 20 Prozent deiner Einnahmen überweist. So kommst du nicht in finanzielle Not, wenn das Finanzamt Geld sehen möchte.

Auch für deine Steuererklärung kannst du natürlich einen Steuerberater nutzen. Er hilft dir bei kniffligen Fragen und wenn er seinen Job gut macht, zahlst du dank seiner Hilfe weniger Steuern. Unter'm Strich hast du so meist mindestens die Kosten für den Steuerberater wieder raus und bist steuerrechtlich auf der sicheren Seite. Du kannst deine Steuererklärung aber auch selbst mit einem Steuerprogramm oder Elster machen. Auch das habe ich in diesem Artikel kurz erklärt.

Foto: Simon Hattinga Verschure

Bürokratie #4: Rechnungen und Mahnungen

Am besten erstellst du dir eine eigene Rechnungsvorlage mit einem schönen Briefkopf. Hier kannst du zum Beispiel dein Logo unterbringen, falls du eines hast. In der Fußzeile kannst du deine Steuernummer(n), deine Bankverbindung und deine Adressdaten eintragen.

Für die Rechnung selbst haben viele Firmen oder Unternehmen eigene Vorgaben. Wenn du aber erst einmal eine Rechnung für ein bestimmtes Unternehmen geschrieben hast, kannst du diese immer wieder als Vorlage benutzen und sparst dir so eine Menge Zeit. Als Kleinunternehmerin vergiss nicht den Zusatz "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" auf deiner Rechnung!

Leider kommt es immer wieder vor, dass Auftraggeber deine Rechnungen nicht fristgerecht bezahlen. Ich setze in der Regel 30 Tage als Zahlungsziel. Überschreitet ein Auftraggeber das Zahlungsziel, das heißt, ist mein Honorar nach Ablauf der Frist noch nicht auf meinem Konto eingegangen, schreibe ich per E-Mail meist erst einmal nur eine freundliche Zahlungserinnerung. Darin kannst du an die Begleichung der Rechnung xy vom xx.xx.20xx erinnern. Ist ein Auftraggeber schon häufiger in Verzug geraten, kannst du hinzufügen, dass du dir vorbehältst, Mahngebühren zu erheben, falls die Rechnung in 14 Tagen noch nicht beglichen sein sollte.

Bei neuen Auftraggebern mache ich das aber erst einmal nicht, denn manchmal dauert die Erfassung neuer freier Mitarbeiter ein wenig länger. Und du möchstest deinen Kunden ja nicht gleich wieder verprellen. In der Regel haben meine Auftraggeber direkt nach der Zahlungserinnerung das Geld überwiesen.

Hast du noch Fragen zu bürokratischen Angelegenheiten rund um deine Freiberuflichkeit? Du kannst mir gerne hier eine Nachricht schreiben. Oder deine Frage in die Kommentare schreiben.

Marike Stucke | Journalistin, Online-Redakteurin und Bloggerin auf www.babyohbaby.de


FEMPRENEUR TIPP

Mit dem praktischen Cloud-Tool Lexoffice lassen sich ganz einfach Rechnungen schreiben, Angebote erstellen und die Buchhaltung erledigen.

"Ich habe mich für Lexoffice entschieden, weil ich hier auch meine Umsatzsteuervoranmeldung ganz einfach abwickeln kann. Das gab es bei keinem anderen Tool. Außerdem gibt es noch die tolle App "Lexoffice Scan", womit ich Print-Belege ganz einfach abfotografieren und dies dann in die Cloud zur Rechnungsverarbeitung hochgeladen kann. Sehr intuitiv und einfach zu bedienen und daher zu empfehlen auch für Buchhaltungs-Muffel."

Maxi Knust, Gründerin von Fempreneur & Fempreneur Summit

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