Wie dich eine Buchhaltungssoftware im Unternehmens-Alltag unterstützen kann
Frauen, die gründen – das ist mittlerweile in der Startup-Szene keine Ausnahme mehr. Und warum auch nicht? Eine gewisse Portion Mut brauchen wir dazu alle. Daneben ist der Schritt in die Selbstständigkeit natürlich immer mit einem finanziellen sowie organisatorischen Aufwand verbunden.
Und selbst nach der Gründung gibt es jede Menge zu tun. Schließlich möchtest du dein Unternehmen nicht nur gründen, sondern damit langfristig erfolgreich sein, zielstrebig an dessen Entwicklung arbeiten und nicht zu vergessen: Spaß bei der Arbeit haben.
Damit dir das gelingt, kannst du dir gerade für die Erledigung administrativer Aufgaben wie der Buchhaltung praktische Unterstützung durch eine Software holen. Damit kannst du zum Beispiel unkompliziert Rechnungen online erstellen und weitere Vorteile nutzen, die dir den unliebsamen Papierkram erleichtern.
Was ist eine Buchhaltungssoftware und was kannst du damit tun?
Als Unternehmerin hast du regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben. Diese musst du verwalten, damit du zum einen selbst den Überblick über deine Finanzen behältst. Zum anderen hast du aber auch die Pflicht, dem Finanzamt eine korrekte Buchhaltung vorzulegen. Dabei gehören folgende Aufgaben zu deinem Pflichtprogramm:
- Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung
- Buchhaltung gemäß der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
- Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung bzw. der Bilanz mit Jahresabschluss
Mit einer entsprechenden Software kannst du deine Belege digital erfassen und sämtliche Geschäftsvorfälle ordnungsmäßig buchen. Daneben haben spezielle Buchhaltungssoftwares meistens weitere praktische Features, die dir die Organisation oft zeitaufwendiger kaufmännischer Aufgaben erleichtern. Dazu gehört beispielsweise:
- Verwalten von Kundendaten
- Schreiben von Rechnungen
- Erstellen von Angeboten
- Zahlungen veranlassen, um ausstehende Forderungen zu begleichen
Mehr über Buchhaltungssoftware, ihre Funktionsweise, Vorteile oder Systemvoraussetzungen erfährst du in diesem Software-Ratgeber für deine Buchführung.
Art der Software | Was ist das? | Für wen geeignet? |
|---|---|---|
Komplettpakete | Bieten umfangreiche Funktionen in einem Paket, sind dafür aber etwas kostenintensiver. Sie werden regelmäßig automatisch aktualisiert. Das bedeutet für dich: Du hast immer die Gewissheit, dass du deine Buchhaltung nach den neusten Gesetzen stets regelkonform abwickelst. | Komplettlösungen richten sich in erster Linie an Selbstständige und kleine bis mittelgroße Unternehmen, die ihre Buchhaltung sowie weitere organisatorische Aufgaben vom Verwalten der Kundendaten bis hin zur automatischen Rechnungsstellung selbst erledigen möchten. |
Cloud-Lösungen | Mit der Cloud-Lösung bist du stets mobil und kannst von überall aus auf deine Buchhaltung zugreifen, beispielsweise direkt beim Kunden vor Ort. Bei Cloud-Lösungen kannst du die Funktionen, die du nutzen möchtest, oft individuell zusammenstellen. | Eignen sich besonders für Einsteiger und Start-ups, weil sich zusätzliche Funktionen nach und nach hinzufügen lassen. |
Freeware zum Download | Solche Versionen sind meist kostenlos, haben dafür aber einen eingeschränkten Funktionsumfang. | Für kleine Unternehmen oder Existenzgründer sind diese Versionen oftmals schon ausreichend. Ihr Vorteil liegt vor allem darin, dass sie kostenlos sind. Du kannst verschiedene Versionen downloaden und testen, mit welcher du am besten zurechtkommst. Da du als Existenzgründer vermutlich ohnehin noch keine großen finanziellen Rücklagen bilden konntest, sind diese Versionen eine gute Alternative, um erst mal Geld zu sparen. |
Die Vorteile einer Buchhaltungssoftware
Mit dem Einsatz einer Buchhaltungssoftware sparst du dir in erster Linie Zeit. In vorgefertigte Buchungsmasken kannst du relativ schnell alle benötigten Zahlen und Daten eingeben. So verhinderst du außerdem Eingabefehler.
Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du ebenso als Buchhaltungs-Anfänger arbeiten, weil dir das Programm die einzelnen Schritte vorgibt und sich dabei an die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) hält.
Wichtige Dokumente, wie beispielsweise die Umsatzsteuer-Voranmeldung werden nach Eingabe der Daten von der Software automatisch erstellt. Das hilft dir dabei, auch ohne große Vorkenntnisse deine Buchhaltung selbst zu erledigen und auf diese Weise zusätzliche Ausgaben für einen Steuerberater zu sparen. Per ELSTER-Schnittstellen kannst du diese dann ganz unkompliziert direkt an das Finanzamt übermitteln.
Wenn du dich für eine Cloud-Lösung entscheidest, hast du von überall aus Zugriff auf deine Buchhaltung.
Photo by Christin Hume
Wenn du dich für eine Cloud-Lösung entscheidest, hast du von überall aus Zugriff auf deine Buchhaltung. Updates werden in diesem Fall automatisch durchgeführt, damit dein Programm immer auf dem neusten Stand ist. Hier kannst du dich aus einer Vielzahl an Anbietern zum Beispiel entscheiden für:
Wenn du die Buchführung mit einer Software selbst erledigst, musst du außerdem keine unternehmensinternen Daten an Dritte wie einen Steuerberater oder Buchhalter weitergeben. Sämtliche Geschäftszahlen behältst du selbst im Blick und kannst so schnell reagieren, wenn beispielsweise überflüssige Kostenfaktoren entstehen oder ausstehende Rechnungen dringend beglichen werden müssen.
Grenzen einer Buchhaltungssoftware – Oder: Wann solltest du dir professionelle Hilfe holen?
Wenn du die Buchhaltung selbstständig erledigen möchtest, solltest du in erster Linie Zeit mitbringen. Denn Bücher müssen inhaltlich korrekt und vor allem regelmäßig geführt werden. Ein wenig auskennen mit den allgemeinen rechtlichen Vorschriften solltest du dich schon, andernfalls besteht das Risiko, dass dir Fehler unterlaufen, die bei einer Betriebsprüfung teure Folgen haben könnten.
Je weniger Fachwissen du hast, desto eher lohnt es sich dann doch, über die Unterstützung durch einen Steuerberater nachzudenken.
Gerade Existenzgründer sind sich oft unsicher, was den Umgang mit Zahlen und steuerrechtlichen Vorschriften betrifft. Hier gilt die Faustregel: Je weniger Fachwissen du hast, desto eher lohnt es sich dann doch, über die Unterstützung durch einen Steuerberater nachzudenken.
Du kannst dir beispielsweise auch anfangs professionelle Hilfe holen und die Arbeit dann selbst in die Hand nehmen, wenn du dich eingearbeitet hast und im Umgang mit der Buchhaltung sicher bist.
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